Verifactu es probablemente la palabra de la que más has oído hablar este año si facturas por tu cuenta, y también una de las peor explicadas. Hay quien cree que ya es obligatorio, quien piensa que obliga a cambiar de programa a todo el mundo y quien da por hecho que hay que pagar una multa de 50.000 euros por cualquier despiste. Ninguna de las tres cosas es exactamente cierta.
En esta guía vas a ver la fecha que te corresponde, cómo saber si te afecta con cuatro preguntas, qué ocurre si usas Word o Excel y qué pasos dar con calma antes de que llegue el plazo. Todo está contrastado con las preguntas frecuentes oficiales de la Agencia Tributaria.
¿Qué es Verifactu y por qué se habla tanto de él?
«Verifactu» es el nombre coloquial de un reglamento: el que fija los requisitos técnicos de los programas que se usan para emitir facturas. Lo aprobó el Real Decreto 1007/2023 y desarrolla la ley antifraude de 2021. No es un programa concreto ni una aplicación que tengas que descargar: es un conjunto de reglas que deben cumplir los programas de facturación.
En la práctica, un programa adaptado hace tres cosas cada vez que emites una factura:
- Genera un registro de facturación, un resumen de la factura con una huella digital y un vínculo con el registro anterior, de forma que no se pueda borrar ni alterar una factura sin que quede rastro.
- Incluye un código QR en la factura, que permite a quien la recibe enviar sus datos a la Agencia Tributaria para comprobarla.
- En la modalidad VERIFACTU, envía ese registro a Hacienda en el mismo momento de emitir la factura. Existe otra modalidad, no verificable, que no envía los registros de inmediato pero exige otras garantías, como la firma electrónica y un registro de eventos.
De ahí viene el nombre: Verifactu es una de las dos modalidades, aunque se haya convertido en la etiqueta de todo el reglamento.
¿Desde cuándo es obligatorio Verifactu para autónomos?
La fecha que te importa es el 1 de julio de 2027. Las sociedades, es decir, los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, tienen que cumplir desde el 1 de enero de 2027. Para el resto de obligados, entre ellos las personas físicas que tributan por IRPF y ejercen una actividad económica, el plazo es el 1 de julio de 2027.
Estas fechas son fruto de un aplazamiento. Los plazos iniciales eran enero y julio de 2026, y el Real Decreto-ley 15/2025, publicado en el BOE el 3 de diciembre de 2025, los movió un año completo. Todavía circulan artículos con las fechas antiguas.
Dos matices importantes:
- El aplazamiento solo afecta a los usuarios. Los fabricantes y comercializadores de programas de facturación deben ofrecer sus productos adaptados desde el 29 de julio de 2025.
- Hasta la fecha que te toca, la Agencia Tributaria considera que estás en un periodo de pruebas. Puedes empezar antes, pero no estás obligado.
Desde mediados de octubre de 2026 quedan menos de nueve meses para el 1 de julio de 2027: tiempo suficiente si lo preparas sin prisas.
¿Me afecta Verifactu? Las cuatro preguntas que lo deciden
Según la Agencia Tributaria, el reglamento se aplica a quien emite facturas y cumple cuatro condiciones a la vez. Es lo que llama la «regla de los cuatro NO». Respóndelas con sinceridad:
- ¿Facturas exclusivamente a mano? Si todas tus facturas son de talonario o escritas a mano o a máquina, sin ayuda de ningún sistema informático de facturación, no te afecta. Si usas algún programa para emitirlas, sigues en la lista.
- ¿Estás en el SII? El Suministro Inmediato de Información del IVA es un sistema distinto, para grandes empresas o quienes lo eligen voluntariamente. Es excluyente con Verifactu: si estás en el SII, no te aplica.
- ¿Tu domicilio fiscal está en el País Vasco o en Navarra? Allí rigen sus propios sistemas forales, como TicketBAI. Canarias, Ceuta y Melilla sí están incluidas en Verifactu.
- ¿Tienes una resolución de no aplicación en vigor? Es una excepción poco frecuente que prevé el propio reglamento.
Si has respondido que usas un programa para facturar y las otras tres respuestas son «no», te afecta, con independencia de que factures a particulares, a empresas o a clientes de otros países. La Agencia Tributaria aclara que las facturas a clientes extranjeros también están incluidas.
Un detalle que suele sorprender: no puedes mezclar. Si usas un sistema informático para algunas facturas, toda tu facturación tiene que pasar por sistemas adaptados.
Un ejemplo ilustrativo
Imagina a Marta, diseñadora gráfica autónoma en estimación directa que emite unas 12 facturas al mes con un programa online. Son 144 facturas al año, y cada una de ellas generará un registro de facturación y llevará un QR. Para Marta las cuatro respuestas son «no»: usa un programa, no está en el SII, vive en Madrid y no tiene ninguna exención. Le afecta desde el 1 de julio de 2027, y lo único que tiene que comprobar es que su programa esté adaptado para esa fecha.
¿Puedo seguir facturando con Word o Excel?
Esta es probablemente la duda más repetida, y la respuesta depende de para qué uses el archivo, no de qué programa sea. Según las preguntas frecuentes de la Agencia Tributaria, el reglamento no te afecta si usas un procesador de texto o una hoja de cálculo exclusivamente para:
- introducir los datos de las facturas,
- expedirlas e imprimirlas,
- y conservar la información de facturación.
En cambio, sí se considera un sistema informático de facturación, y debe cumplir el reglamento, si además lo usas para generar directamente los libros registro de IVA o de IRPF, la contabilidad u otros resultados con los que cumples tus obligaciones fiscales. El ejemplo que da la propia Agencia es claro: una hoja de Excel con simples listados y sumatorios de facturas emitidas no te afecta, pero una con una macro que genere el libro registro de facturas expedidas sí.
Volviendo al ejemplo, si Marta usara una plantilla de Word y una hoja con los totales trimestrales para preparar el modelo 303 a mano, estaría en la primera situación. Si un compañero suyo programara una macro que le rellena automáticamente el libro de facturas, estaría en la segunda. Y la Agencia Tributaria puede comprobar en cualquier momento cómo se usa realmente el archivo.
Seguir con Word es posible, pero resbaladizo: un pequeño cambio en cómo usas la hoja puede convertirla en un sistema sujeto al reglamento. La Agencia ofrece como alternativa una aplicación básica de facturación gratuita, siempre que se ajuste a tus necesidades.
¿Qué pasa si no cumplo? Sanciones reales
Aquí conviene separar el miedo de los hechos. La ley prevé una multa fija de 50.000 euros por cada ejercicio para quien tenga sistemas de facturación que debían estar certificados y no lo están, o que se hayan alterado. A quien fabrica o vende programas que no cumplen se le prevén 150.000 euros por ejercicio y por tipo de programa, según las preguntas frecuentes de la Agencia Tributaria.
Tres puntos para ponerlo en contexto:
- Mientras estés dentro del plazo, es decir, hasta el 30 de junio de 2027 para los autónomos, no se aplica la obligación.
- La cifra es la sanción prevista para ese tipo de infracción. Para alguien con unos ingresos netos de 24.000 euros al año supera el doble de lo que gana, así que merece la pena tomarse el cambio en serio. Aun así, la propia Agencia indica que valora el comportamiento y la responsabilidad del obligado.
- La infracción se refiere a tener un sistema no adaptado con capacidad de emitir facturas una vez pasada tu fecha, no a haber tenido un programa antiguo.
Sobre esto último, la Agencia aclara que no tienes por qué eliminar tu antiguo programa si solo guarda el histórico, siempre que puedas acreditar que ya no se pueden emitir facturas con él. Lo más seguro es exportar tus registros antes de dejar de usarlo.
¿Qué tengo que hacer antes del 1 de julio de 2027?
No hace falta hacer nada urgente hoy, pero sí conviene ir dando pasos. Un orden razonable:
- Aplica las cuatro preguntas y confirma que te afecta.
- Pregunta a tu proveedor de facturación si ya tiene una versión adaptada. La propia Agencia Tributaria señala que es habitual que los fabricantes ofrezcan una versión que cumple el reglamento.
- Revisa las alternativas si tu programa no se adapta: otro software homologado, la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria o, si es tu caso, un desarrollo propio.
- Aprovecha el periodo de pruebas. Puedes probar un sistema en modalidad VERI*FACTU antes de la fecha y dejar de usarlo si no te convence, sin consecuencias.
- Exporta tu histórico de facturas antes de abandonar un programa antiguo.
- Habla con tu gestoría si es ella quien emite tus facturas. Si emite las facturas con un sistema informático, es ella quien debe cumplir el reglamento, aunque la responsabilidad final sigue siendo tuya como obligado a facturar.
Una vez que empieces a enviar registros reales en modalidad VERIFACTU después de la fecha de obligación, deberás permanecer en ella al menos hasta el final de ese año natural.
¿Es lo mismo Verifactu que la factura electrónica obligatoria?
No. Son dos obligaciones distintas. Verifactu regula cómo deben funcionar los programas que emiten facturas y su registro ante la Agencia Tributaria. La factura electrónica entre empresas, derivada de la Ley Crea y Crece, trata sobre el formato y el intercambio de las facturas. Tienes más detalle de esta segunda en nuestra guía sobre la factura electrónica obligatoria para autónomos.
Preguntas rápidas
¿Y si no estoy obligado a emitir factura? Si no emites facturas, o las emites todas a mano, el reglamento no te afecta. Pero si en algún momento emites alguna con un sistema informático, sí.
¿Cambia algo en cómo hago la factura? No cambian tus obligaciones de contenido: sigues necesitando los mismos datos obligatorios, IVA y retención. Lo que cambia es el programa que las genera. Repasa los requisitos en nuestra guía de cómo hacer una factura correcta como autónomo.
Aviso legal
Este artículo tiene carácter informativo y divulgativo, y no constituye asesoramiento fiscal, legal ni profesional. La normativa sobre sistemas informáticos de facturación se ha modificado varias veces y puede volver a cambiar, por lo que te recomendamos comprobar los plazos y requisitos en la sede electrónica de la Agencia Tributaria o consultar con un asesor fiscal antes de tomar decisiones sobre tu situación concreta. Última revisión de los datos: octubre de 2026.