Una factura mal hecha casi nunca da problemas el día que la emites. Los da cuando tu cliente no puede contabilizarla, cuando tienes que corregirla meses después o cuando Hacienda te pide justificar un ingreso y el documento no cuadra. Facturar bien no exige ser experto, pero sí seguir un orden.
Esta guía te lo da. Primero, el proceso paso a paso para hacer una factura completa; después, una comparación de los fallos más habituales con su versión correcta; y al final, el cálculo con números y las dudas que casi todo autónomo se plantea al emitir la primera.
¿Cómo se hace una factura completa paso a paso?
- Decide tu sistema de numeración antes de emitir la primera. La norma exige que sea correlativa dentro de cada serie, sin saltos. Lo más práctico es una serie por año, como 2026-001, 2026-002 y así sucesivamente, que vuelve a empezar en enero. Si más adelante necesitas otra serie, ábrela con criterio y déjalo anotado.
- Rellena tus datos y los de tu cliente. Según la Agencia Tributaria, la factura completa lleva el nombre o razón social, el NIF y el domicilio del emisor y del destinatario, además del número y la fecha de expedición.
- Añade la fecha de la operación si es distinta. Si terminaste el trabajo el 14 de octubre y facturas el 15, conviene que figuren las dos fechas.
- Describe lo que facturas con detalle. Incluye el precio unitario sin impuestos y los descuentos que apliques, para que cualquiera pueda reconstruir el importe.
- Desglosa el IVA y, si corresponde, la retención. El tipo de IVA y la cuota repercutida deben aparecer por separado. Cuando la operación esté exenta o se aplique la inversión del sujeto pasivo, la factura tiene que mencionarlo.
- Revisa antes de enviar y guarda una copia. Hazte tres preguntas: ¿están bien los datos del cliente?, ¿se entiende qué estoy cobrando?, ¿cuadra el total con las cifras de arriba? Dos minutos de revisión ahorran correcciones después.
¿Qué diferencia hay entre una factura mal hecha y una bien hecha?
Estos son los cinco fallos que más se repiten en las primeras facturas de un autónomo, frente a cómo deberían quedar:
| Elemento | Lo que se ve a menudo | Cómo debe quedar |
|---|---|---|
| Numeración | «Factura 5», luego «Factura 12», sin criterio | 2026-005, 2026-006: correlativa dentro de la serie |
| Datos del cliente | Solo el nombre comercial | Razón social completa, NIF y domicilio |
| Descripción | «Servicios prestados» | «Diseño de identidad visual, entrega final del 14 de octubre» |
| Importe | «1.210 €», sin aclarar qué incluye | Base 1.000 €, IVA 21 % (210 €) y total, por separado |
| Retención | Se olvida y se descubre cuando el cliente ya ha pagado | Aparece en una línea propia cuando corresponde |
La descripción merece una mención aparte. Una frase concreta te protege si hay una reclamación y facilita la vida a quien tiene que contabilizar tu factura.
¿Cuánto cobro realmente: IVA y retención con números?
Si eres profesional (diseñador, traductor, consultor), tus facturas a empresas suelen llevar tres piezas: la base, el IVA que repercutes y la retención de IRPF que el cliente te descuenta para ingresarla a Hacienda en tu nombre. Con el tipo general de IVA, del 21 %, el resultado para un encargo de 1.000 euros sería este:
| Concepto | Retención del 15 % | Retención del 7 % |
|---|---|---|
| Base imponible | 1.000 € | 1.000 € |
| IVA al 21 % | +210 € | +210 € |
| Retención de IRPF | −150 € | −70 € |
| Total que cobras | 1.060 € | 1.140 € |
La retención del 7 % es la reducida que se permite a quien empieza, durante el año del alta y los dos siguientes, si cumple los requisitos. En ambos casos, los 210 € de IVA no son tuyos: los ingresarás en tu declaración trimestral, tal como explicamos en el calendario de modelos trimestrales. Y si tu cliente está fuera de España, las reglas cambian; lo detallamos en la guía sobre el IVA con clientes extranjeros.
Un matiz importante: no todas las actividades llevan retención, ni todas tributan al 21 %. Algunos oficios y comercios no retienen, y hay productos y servicios con IVA reducido. Confirma con tu gestoría cuál es tu caso antes de poner el primer número.
¿Cuándo me conviene una factura simplificada?
La factura simplificada es una versión reducida para operaciones de importe pequeño: con carácter general, hasta 400 euros con IVA incluido. Lleva menos datos: número y serie, fecha, tus datos como emisor, la descripción, el tipo impositivo y el importe total. La mención «IVA incluido» es opcional.
Tiene una pega: si tu cliente es una empresa o un profesional y necesita deducirse el gasto, puede exigirte la factura completa, con sus datos y la cuota de IVA por separado. Por eso, cuando facturas a otra empresa, lo más sencillo es emitir siempre la completa.
¿Cuándo hay que emitir la factura y cuánto tiempo hay que guardarla?
Con un consumidor final, la factura se emite en el momento de realizar la operación. Cuando el cliente es una empresa o un profesional, el artículo 11 del Reglamento de facturación permite emitirla hasta el día 16 del mes siguiente a aquel en que se hizo la operación: si terminas un trabajo el 25 de junio, tienes hasta el 16 de julio. Eso no significa que debas esperar. Cuanto antes la emitas, antes empieza a correr el plazo de pago de tu cliente, algo clave si luego tienes que reclamar una factura impagada.
En cuanto a la conservación, las facturas emitidas y recibidas deben guardarse durante el plazo de prescripción de cuatro años. Si tienes un bien de inversión con periodo de regularización del IVA, el plazo se alarga: ese periodo más cuatro años. Puedes guardarlas en papel o en formato electrónico, siempre que se garantice su autenticidad, integridad y legibilidad.
¿Qué hago si ya envié la factura con un error?
No la borres ni la modifiques. Una factura emitida no se anula: se corrige con una factura rectificativa. Según la Agencia Tributaria, hay que emitirla cuando la factura incumple algún requisito obligatorio, cuando cambia la base imponible por circunstancias como un descuento, una devolución o un impago, o cuando las cuotas de IVA se calcularon mal.
Debe indicar que es rectificativa, la causa de la corrección, los datos de la factura original y la rectificación realizada, además de cumplir los requisitos de cualquier factura. Se emite en cuanto tengas constancia del error, con un límite de cuatro años desde el devengo del impuesto o desde que se produjo la circunstancia.
Un ejemplo: aplicaste por error un IVA del 10 % a una factura de 1.000 € de base, cuando correspondía el 21 %. Repercutiste 100 € en lugar de 210 €. La rectificativa recoge la diferencia de 110 € de IVA, hace referencia a la factura original y deja constancia del motivo. Tanto la original como la rectificativa quedan registradas en tu contabilidad.
Preguntas rápidas de quien factura por primera vez
¿Es obligatorio facturar siempre? Por regla general, los empresarios y profesionales deben expedir factura por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realizan en su actividad, y en todo caso cuando el destinatario es otro empresario o profesional.
¿Puedo hacer mis facturas con una plantilla propia? Sí, siempre que incluyan todos los datos exigidos. Si utilizas un programa de facturación, comprueba además que cumple la normativa sobre sistemas informáticos; lo explicamos en nuestra guía sobre la factura electrónica obligatoria.
¿Puedo borrar una factura que emití por error? No. Se corrige con una rectificativa, y la original sigue formando parte de tu registro.
¿Qué pasa si salto un número de factura? Rompes la correlación dentro de la serie, que es justo lo que la norma pide mantener. Si ocurre, consulta con tu gestoría cómo regularizarlo antes de seguir emitiendo.
Con un sistema de numeración claro, una plantilla con tus datos ya rellenos y una revisión rápida antes de enviar, facturar deja de ser una fuente de dudas y se convierte en una rutina de dos minutos.
Aviso legal: este artículo tiene carácter informativo y no sustituye el asesoramiento de un profesional. Las obligaciones de facturación dependen de la actividad, del cliente y del momento, y pueden cambiar; confirma siempre los datos vigentes con la Agencia Tributaria o con tu gestoría antes de tomar decisiones.